机关公文的行文规则有哪些?

机关公文的行文规则有哪些?
机关公文的行文规则有哪些?

机关公文的行文规则有哪些?
什么叫公文,或者说公文的涵义是什么?《现代汉语词典》对公文的解释是“机关相互往来联系事务的文件.”
　　公文在我国历史上由来已久,古代臣子对帝王陈述意见或说明事情称“奏”或“奏章”.“奏”、“奏章”、“奏折”就是古代的公文.新中国成立后,公文的范畴更为宽广.目前,人们习惯上理解的公文分为两大类：一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务往来中形成和使用的通用公文；另一类是外交、军事等领域使用的专用公文.我们这里主要探讨行政机关的通用公文和公文处理.
　　公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具.从这个定义中,我们可以看出机关公文的重要作用.就拿电力系统来讲,要传达贯彻国家节能减排、上大压小的方针政策和法律法规,要组织、协调、指导、监督实施资源节约型和环境友好型战略,要向上级请示问题、汇报情况,要答复基层单位的请求事项等等,都离不开公文这一重要工具.可以说,离开了公文这个载体,我们的公务活动将寸步难行.我相信,大家在这方面一定都有比较深切的体会.比方说,针对某件事情,领导之间口头答应或者承诺同意的事情,最后在实际操作和办理过程中还是少不了公文往来.因为口说无“凭”,公文是处理公务活动的依据.
　　虽然公文是办理事务的依据,但并不是只要是公文就能把事情办好.什么公文办什么事情.比如说,“通知”是使用得比较多的一种公文,一般情况下只适用于对下属单位布置工作、提出要求和注意事项,如果用“通知”向上级机关汇报工作、请求批准,肯定会适得其反,不但不能把事情办妥,还会大闹笑话,说我们连最基本的公文知识都没有.那么,行政机关的公文具体包括哪些种类呢?根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》,共有13类14种,即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种.党组织的机关公文种类也是上述14种.
　　在长期的工作实践中,为了用最少的语言表达最多的内容和信息,行政机关逐渐形成了固定的公文格式和运行传递制度,并在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定.掌握公文的格式和运行要求,是文秘工作者做好公文处理工作一个最基本的条件.
　　一、公文的格式
　　根据《国家行政机关公文处理办法》,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成.
　　一份完整的公文,我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分.这里,我们结合实例,逐项予以解释和说明.例1：“关于印发《中国电力投资集团公司关于开展对标工作的指导意见》的通知(中电投办〔2008〕12号)”,例2：“江西三和电力股份有限公司《关于水工建筑物汛后检查情况的报告》(赣三电安生〔2007〕146号)”.
　　(一)文头部分
　　位于公文首页上端,一般约占公文纸(A4型)的1/3（下行文）或2/5(上行文)面积.这里需要注意的是：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写,不能把“2008”写成“08”；括号要用六角括号“〔〕”,而不是“（）”或“[]”；机密以上的公文要有文件份数和序号；上行文需要标注签发人姓名.
　　这里,大家需要注意请示的格式：一是上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出的空白供上级机关批示文件使用.二是上行文需要标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行.
　　(二)主文部分
　　从标题一直到印章,都属于主文部分,这是公文最重要的部分.需要大家注意的内容主要有：
　　1、标题
　　除法律法规外,一般不加书名号,不加标点符号.同时,制作标题时,既要反映文章的主题,文题相符；又要规范格式,不能把词组、名称人为地分行.
　　2、主送机关
　　下行文主送机关较多,一般使用泛称.上行文的主送机关一般是一个.请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个.没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告等,不写主送机关.
　　3、正文
　　内容较多时,分层序码的规范顺序是：“一”、“（一）”、“1、”、“（1）”.
　　4、成文时间
　　以领导人签发日期为准,联合行文以最后机关领导人签发日期为准.同时要用汉字而不能用阿拉伯数字.“零”写为“○”,不能写成“0”.党组织的机关行文成文日期用阿拉伯数字.
　　5、印章
　　务必使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法解决.
　　(三)文尾部分
　　这一部分内容虽然不多,却是容易被忽视的方面.
　　1、主题词
　　是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词,主要作用是便于电脑存储和文件检索.按规定,公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词,实际情况是县级以下机关的公文,对标注主题词未做硬性要求,但上行文要按上级机关要求标注.
　　标注主题词应注意掌握选词原则.一份公文主题词不能超过5个.顺序是先标类别词,再标类属词.在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词.各主题词之间空1格,不加标点.如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,就要先标类别词“水利”,再标类属词“水土保持”,最后标文种“通知”.另外,主题词表中没有的词,我们叫“自由词”.“自由词”一般不标注,必须标注时,应在该词后加“△”符号.如《关于张三等同志职务聘任的通知》,其主题词为：干部 聘任 张三等△ 通知.
　　2、附注
　　主要用于其他项目不便说明的事项.可以解释名词术语,可以说明发至级别.请示应注明联系人姓名和电话.附注应加括号,位置居左空2格,在成文时间下一行.
　　(四)公文排版规格
　　公文用纸采用A4纸,幅面尺寸为：210mm×297mm.公文页边与版心尺寸：
　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm
　　公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm
　　版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)
　　排版规格：正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字.纸张方向为纵向.
　　二、行文规则
　　公文行文有四个方向：上行(请示、报告),下行(通知、通报),平行(函),泛行(通告、布告).这里,我们应注意以下几点：
　　1、一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示的,应抄送被越过的上级机关.所谓特殊情况指：重大紧急事项,不越级请示要误时误事；被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题；与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一,而又急于处理的事项.
　　2、请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式.如果写几个主送机关,可能是谁都不批复,或者是几个单位都批复,但批复意见又不一致,难以贯彻执行.
　　3、请示应一文一事,一般不得抄送下级机关.
　　4、报告中不得带请示事项,也不得越级报告.